2014/01/29

Google APPs からOffice365への移行 (1)Gmail→Outlook Web APP


Google APPsからMicrosoft社のOffice365への移行を検討しています。

テストアカウントとったので個別に移行作業した際の移行の手間を評価しています。


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で、今日はGmail → OUTLOOK Web APP(OWAと略すそうです)のデータ移行作業をしてみました。

(実際はまだ接続できたとこまでで現在受信の最中)




①下準備(Gmailの設定)

Gmailにログインしてメール設定の画面を起動します。


「メール転送とPOP/IMAP」項目でPOPを有効にし、POPアクセス時にメールを受信トレイに残す設定にしておきます。




②OWA設定

右上の設定マークをクリック→オプション



接続されているアカウントをクリック→”+”マークをクリックしてGmailを受信するアカウントの設定をします。




表示された画面ではGmailのアドレスとパスワードを入れてみました。




警告が出たのでOK押したらこんな画面が。

”POP”ってとこクリックすると次に進めます。



アカウント設定、サーバ設定を埋めて「保存」をクリックします。

”サーバにメールを残す”はチェックしてるとなんか怒られて設定できません。

うるさいのでチェック外します(外してもいい理由は次。)




下記のように、実際にはGmailのPOP設定のところのメールを残すかどうかの設定が効いてくるようで、先ほどのOWA上での”サーバにメールを残す”チェックはどうでもいいようです。



③設定確認メール、接続完了→受信

設定が終わると確認のメールがGmailの方に飛んできます。

Office365への移行を邪魔したいのか、”迷惑メール”ラベルを付けられるという仕打ちを受けました…



URLをクリックするとアクセスが許可されてこれを書いている今現在、Gmailに蓄積されていた膨大な量のメールがバカバカOWAのメールフォルダにが入ってきています。



④連絡先(アドレス帳)のインポート

あ、アドレス帳も移行しておかないと実際には使えないのでやっておきます。

Gmailの「連絡先」を表示します。



「連絡先の画面」ではとりあえず”すべての連絡先”をエクスポートしてみました。

ちゃんとインポートしてくれるか怪しいですが、形式は”OUTLOOK CSV 形式”を律儀に選んでみます。




OWAの画面に戻り、右上の設定マークをクリック→オプションをクリック。

表示されているアカウント設定の画面の右下にある、”既存のメールアカウントから連絡先をインポートします”をクリックします。



すると小さいウィンドウが表示されるので先ほどエクスポートしておいたCSVを読み込めば終わりです。



…結構必要な情報抜けてますね。


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【まとめ】


  • 一人分くらいなら大した作業ボリュームではない
  • メールや連絡先につけてある「ラベル」は消える。移行時にはそれらを再構築する手間は発生する。



【次回】

カレンダーの移行をやってみます。

クライアントインストール版のOUTLOOKを介してデータの移行をしようと思っていますが、いつのまにかGoogleAPPs無償版ではGoogle Apps Sync for Microsoft Outlookが使えなくなっています。。。

icalをインポートしたものをOWAに流し込むというのができるかやってみる感じになるかと思います。


以上、参考までですので、自社の移行は自己責任でお願いします。。。


…この間にもOWAではGmailからジャンジャンメールを吸い取っているので、明日の朝来て終了しているか確認します。

お疲れ様でした。

2014/01/09

社内SNSを比較・評価してみました


差し迫っての必要性というわけではありませんが、「社内での情報共有の仕組み欲しいね」的な話から社内SNSを評価、比較してみました。

  • 社内でサーバ立てない(クラウドサービスである)
  • 最初は無償版で運用できる
  • 企業での利用実績が豊富、サービス提供元がしっかりしている、などサービス自体の継続性にある程度安心感がある

というのを前提条件として、次の4つを評価してみました。




◆ 評価してみての所感


基本的にはそれぞれできることはそこまでかわらず、UIや無料版でできないことの相違があるいました。


①Yammer 有料版:$3/月・ユーザ(Office365連携などはもっと高価)


 【長所】
  • 海外での実績も多く、登録ユーザは一番多い
  • Microsoft社で運用されている安心感
 【無料版の制限】
  • ユーザ管理など管理権限をもったユーザを作成できない
  • 日本語化が微妙



②Talknote 有料版:¥380/月・ユーザ(容量無制限版などはもっと高価)


 【長所】
  • UIがすっきりしており、日本人受けしそう
  • Chatworkを担いでいるはずのKDDI社内で利用している実績があり、こっちのほうがいいのかもしれない
 【無料版の制限】
  • ユーザ管理など管理権限をもったユーザを作成できない
  • アップロードファイルの容量制限(2MBまで)
  • 投稿数の制限(10書き込み/日)



③Chatwork 有料版:¥198/月・ユーザ
 

 【長所】
  • 有料のビジネス版ではKDDIと業務提携をしてサービス提供をしており、安心感がある
  • ベンチャーや中小での利用実績は多く、小規模組織向けの印象
 【無料版の制限】
  • ユーザ管理など管理権限をもったユーザを作成できない
  • 社外接続の制限がなく、社内SNSとして機能しない
  • メッセージ検索ができない


④Salesforce Chatter 有償版:¥1500/月・ユーザ
 

 【長所】
  • Salesforceアカウントとの連携
  • Salesforce.comが母体であることの安心感。
 【無料版の制限】
  • 前提として有償のCRMユーザが必要。このCRMユーザが管理権限を持つ。
  • Salesforceサービスとの連携ができない。イベント作成など、社内SNSとしての細かい機能は他に劣るのでこれがないとあまり意味がないかも。。



◆ 選択したサービス、テスト運用時のメモ


Chatworkは無料版ではセキュリティ面での心配があり、Salesforce Chatterは無償版だと機能的に微妙。

Talknoteはファイル容量制限や書き込み数の制限で無料版の使い勝手に多少の疑問点がありましたので、UI的にはやぼったいですが、Yammerを選ぶに至りました。

(現在は本運用しているわけではなく、メンバーを制限したテスト運用をしているところです。)



運用開始前の注意点としては

  • 自社ドメインをもっている
  • 各個人にメールアドレスが割り振られている

ということは(Yammerだけでなく他のサービスに関しても)、利用の前提となります。

(メールアドレスのドメインで社内の判別を行っており、メールアカウントが個人IDになる)



登録直後にはデフォルトが英語表示ですので、まず日本語表示に切り替えましょう。

手順は下記画像を参照。






日本語に切り替わりました。



使ってみてわかりましたが、イベント作成、アンケートなどのほかにPraise(タグ付して人をほめる)という機能が面白いと思います。


◆ まとめ:社内SNSの利用


普段は社内での何気ないコミュニケーションに使用するような利用方法でいいかと思います。


特に拠点が複数あったり、外回りの営業さんがいる会社などは、普段接点の少ない他の社員の「顔の見える化ツール」としての効果があるかもしれません。


ただ、それだけならFBでも事が足りますし、自分のいる会社のような人数の少ない企業では必要性が感じらません。


メールで起こる誤送信やオープンなSNSで起こる共有設定の誤りのリスクがないことを考えると、


レベル1

定常的には部署でグループを作成。ファイルで共有したい情報の共有を行う。

レベル2

プロジェクトごとに発足時にグループ作成。やり取りの履歴保存やファイルのリビジョン管理に活用する。


…というところまでいけば導入のメリットが出てくるのかな、というのが感想です。


あ、いまさら感たっぷりですが、明けましておめでとうございました(・_・;)