2014/09/11

社内SNS "Yammer" の活用:その他社内コミュニケーションシステムとの棲み分け

【利用形態とその他のコミュニケーションサービス】

以前、複数の社内SNSを比較・評価した際の様子をポストしてみましたが、運用を始めてしばらくたったので今回は実際に使用してみてのレポートをしたいと思います。


社内では同時期に拠点間ネットワークの構築、Office 365の導入も行っており、
  • 拠点間VPN網を利用した内線電話・Webカメラでのコミュニケーション
  • Exchange Onlineを利用したメールシステム
  • Lyncを利用したチャットやWeb会議システム
  • Yammaerを利用した社内SNS
といった具合に様々な社内コミュニケーションの仕組みが整いました。



【各サービスの指標による評価と各々の役割】

いくつかの指標で各システムを評価したのが次の表です。


注記:表中の*1~4に関する追加説明

*1 設定により外部組織との接続が可能です
*2 外線電話と同じ端末を使っている、という意味合いから
*3 招待制で本人の登録が必要
*4 現在、自社内ではインストールを推奨はしていますが、強制していません


なお、ここで比較に利用した指標と定義をまとめておきます。
  • 同時性…コミュニケーションにリアルタイム性を求められるかそうでないか
  • 記録化…コミュニケーション記録が自動的にとられているかどうか
  • 連続性…同一トピックに関する連続的なコミュニケーションが可能か
  • オープン性…システムが社内で閉じられているか、社外とも自由に通信可能か
  • 参加強制…強制的に参加が求められるか否か
この表から見えてくる役割を次のようにとらえて、実際の活用を行っています。



社内SNS
拠点間や海外出張者など、時間的・物理的な隔たりのある場合のコミュニケーションに向いており、自社では海外での展示会や作業の様子を写真でアップして報告するなどの利用方法を行っています。

FBのようなインターフェイスで緩めのコミュニケーションが向いており、ここでのアウトプットをきちっと管理するのにはSharepoint Onlineなどの別サービスや属人的な管理手法を用いてタスクや文書、記録などの管理を行っていく必要があります。


メール
SPAMが多い、スレッド化はできるがスレッドを意識しない返信をしてしまうと話題が発散しやすい、など不便なことも感じますが、組織間でのやり取りでは一番多く利用している手段です。これはFAXや電話に比べると記録が残りやすいためです。

社内では外部からのメールを転送して共有するなどの使い方が多いです。
また、Exchangeでの利用をしているので予定やタスクとの連動も便利なところです。


Lync
メッセンジャー機能では入電時の伝言メモなどに利用しています。
また、Web会議システムでは地理的に離れた場所同士で同じ画面や資料を共有しながらの打ち合わせなどが便利です。

社内ではCADの画面を共有して言葉では伝わりにくい3D形状を確認するなどし、設計担当者・加工担当者間の打合せなどで利用しています。


内線電話
社外からの入電の拠点間転送時に使っています。

のちのち記録が必要となりそうなやり取りに関してはなるべく別の手段も併用することを徹底しています。


…とこんなところです。

ちょっと長くなってきたので今日はこのあたりで。

0 件のコメント:

コメントを投稿